'Note' to the Profit and Loss (or Balance Sheet) gives a breakdown of the amount stated in a particular line. The Notes to the Accounts are part of the published accounts of a company: i.e.

 Note
 ?(000)
 
01.Turnover 1 3,050 
Would read in the Notes to the Accounts: 
 
1 Geographical Analysis of Turnover 
 
UK 
 2,050 
Europe West
 
 750
 
Motor Vehicles 
 250
 
 --------
3,050

GROSS PROFIT


This figure is the total amount of profit on all sales after deducting the direct cost of making the goods or supplying the service. Expenses, tax and interest are yet to be deducted.

What is the Gross Profit Margin?

This is calculated by dividing the gross profit by the selling price of your product, or service and multiplying by 100. This means that the GPM is expressed as a percentage of Sales.

For example if you bought something for £10 and sold it for £25 then the gross profit would be £15. By dividing this by the selling price (£25) and multiplying by 100 you will find that the GPM of your business is 60%.

This means that when you calculate your sales you the know that 60% of whatever you sell is Gross profit and can be used to pay the overheads.

Profit and Loss Statement

From the gross profit figure, take away all the overhead expenses of the business to determine the net profit. The overheads can be grouped under sub headings so they can be better understood and controlled.

Mr & Mrs Bill Smith
Trading, Profit & Loss and Appropriation Account
For the financial year ended 30th June 1998




 30/6/98 % 30/6/97 % 
Sales $200 000 100 $180 000 100 
Cost of Goods Sold 
Stock $62 000 31 $58 000 32 
Purchases $120 000 60 $110 000 61 
 $182 000 91 $168 000 93 
Less stock on hand $60 000 30 $62 000 34 
Cost of goods sold $122 000 61 $106 000 59 
Gross Profit $78 000 39 $74 000 41 
 
Expenses 
Freight $4 000 2 $3 000 2 
Commission $10 000 5 $9 000 5 
Salary $18 000 9 $17 000 9 
Office expenses $4 000 2 $3 000 2 
Rates $1 000 1 $1 000 1 
Insurance $3 000 1 $2 000 2 
Depreciation $1 000 1 $1 000 1 
Discounts allowed $5 000 3 $4 000 2 
Bad debts $2 000 1 $6 000 3 
Total expenses $48 000 24 $46 000 26 
Net profit $30 000 15 $28 000 16 
 

Appropriation Statement 
Balance brought forward $10 000 $15 000 
Net profit $30 000 $28 000 
 $40 000 $43 000 
Less drawings $34 000 $33 000 
Accumulated surplus (deficit) $6 000 $10 000

Mr & Mrs Bill Smith
Trading, Profit & Loss and Appropriation Account
For the financial year ended 30th June 1998




 30/6/98 % 30/6/97 % 
Sales $200 000 100 $180 000 100 
Cost of Goods Sold 
Stock $62 000 31 $58 000 32 
Purchases $120 000 60 $110 000 61 
 $182 000 91 $168 000 93 
Less stock on hand $60 000 30 $62 000 34 
Cost of goods sold $122 000 61 $106 000 59 
Gross Profit $78 000 39 $74 000 41 
 
Expenses 
Freight $4 000 2 $3 000 2 
Commission $10 000 5 $9 000 5 
Salary $18 000 9 $17 000 9 
Office expenses $4 000 2 $3 000 2 
Rates $1 000 1 $1 000 1 
Insurance $3 000 1 $2 000 2 
Depreciation $1 000 1 $1 000 1 
Discounts allowed $5 000 3 $4 000 2 
Bad debts $2 000 1 $6 000 3 
Total expenses $48 000 24 $46 000 26 
Net profit $30 000 15 $28 000 16 
 

Appropriation Statement 
Balance brought forward $10 000 $15 000 
Net profit $30 000 $28 000 
 $40 000 $43 000 
Less drawings $34 000 $33 000 
Accumulated surplus (deficit) $6 000 $10 000

Mr & Mrs Bill Smith
Trading, Profit & Loss and Appropriation Account
For the financial year ended 30th June 1998




 30/6/98 % 30/6/97 % 
Sales $200 000 100 $180 000 100 
Cost of Goods Sold 
Stock $62 000 31 $58 000 32 
Purchases $120 000 60 $110 000 61 
 $182 000 91 $168 000 93 
Less stock on hand $60 000 30 $62 000 34 
Cost of goods sold $122 000 61 $106 000 59 
Gross Profit $78 000 39 $74 000 41 
 
Expenses 
Freight $4 000 2 $3 000 2 
Commission $10 000 5 $9 000 5 
Salary $18 000 9 $17 000 9 
Office expenses $4 000 2 $3 000 2 
Rates $1 000 1 $1 000 1 
Insurance $3 000 1 $2 000 2 
Depreciation $1 000 1 $1 000 1 
Discounts allowed $5 000 3 $4 000 2 
Bad debts $2 000 1 $6 000 3 
Total expenses $48 000 24 $46 000 26 
Net profit $30 000 15 $28 000 16 
 

Appropriation Statement 
Balance brought forward $10 000 $15 000 
Net profit $30 000 $28 000 
 $40 000 $43 000 
Less drawings $34 000 $33 000 
Accumulated surplus (deficit) $6 000 $10 000

Value added tax (VAT), or goods and services tax (GST), is tax on exchanges. It is levied on the value added that results from each exchange. It differs from a sales tax because a sales tax is levied on the total value of the exchange. For this reason, a VAT is neutral with respect to the number of passages that there are between the producer and the final consumer. A VAT is an indirect tax, in that the tax is collected from someone other than the person who actually bears the cost of the tax (namely the seller rather than the consumer). To avoid double taxation on final consumption, exports (which by definition, are consumed abroad) are usually not subject to VAT and VAT charged under such circumstances is usually refundable