联系客服：首先，您需要联系葫芦时刻的客服。如果您是通过支付宝支付的，可以在支付宝的“我的”页面进入“账单”，找到对应的葫芦时刻交易记录，账单界面上会有葫芦时刻的400电话。葫芦时刻的400电话服务是全年无休的，24小时全天候为您提供帮助。
提交退费申请：联系客服后，您需要提交退费申请。退费申请需要收回原收款票据，并在票据上写明退费原因。分管院长或院长需要在票据上签字同意退费。
核实与处理：收费处会检查核实情况，确保票据一式三联齐全后，方可给予退费。如果发生部分退费的情况，原票据会按全额退费处理，并按实收金额另开票据。
处理时间：为了减少不必要的麻烦，建议在发生退费事件时及时办理退费手续。特殊情况下，退费申请需要在每月结账日之前由收费处经办人将发票三联收齐后作废并签名。