文档管理的方法属于沟通管理范畴。企业的各个项目应该基本采取统一格式记录信息以及进行传递。企业的项目管理部门应该总结或借鉴一些好的模板进行共享，这样有助于信息格式标准化，以免引起不必要的混乱。
对于不同层次的项目干系人，应规定不同的信息格式。信息也是层层分解的。信息的详略程度不同，信息的报送格式也不同。负责项目组的文件收发和保管文件管理员的控制方法也有所不同。
不同信息的收集和文档归档的结构等也都会有所不同。应根据企业的管理需要和项目周期的特点，界定项目当中会产生哪些信息，来自于内部哪个部门，以何介质出现，可能的频度，对于新旧版本如何管理，编号规则，如何向相关人员（包括项目成员和与项目有关的部门传递，如何进行信息归档、设定秘级、无用信息的处理，外部接收到的文件如何归档和使用等。
《计算机软件产品开发文件编制指南》明确了软件项目文档的具体分类。
从重要性和质量要求方面可以分为:非正式文档、正式文档；
从项目周期角度可分为：开发文档、产品文档、管理文档；
1）开发文档
基本的开发文档是:
—可行性研究和项目任务书;
—需求规格说明，
—功能规格说明;
—设计规格说明，包括程序和数据规格说明;
—开发计划;
—软件集成和测试计划;
—质量保证计划、标准、进度;
—安全和测试信息。
2）产品文档
基本的产品文档包括:
— 培训手册;
— 参考手册和用户指南;
— 软件支持手册，
—产品手册和信息广告。
3）管理文档
这种文档建立在项目管理信息的基础上，诸如:
— 开发过程的每个阶段的进度和进度变更的记录，
— 软件变更情况的记录;
— 相对于开发的判定记录;
— 职责定义。
更细致一点还可分为14类文档文件，具体有：可行性研究报告、项目开发计划、软件需求说明书、数据要求说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、数据库设计说明书、用户手册、操作手册、模块开发卷宗、测试计划、测试分析报告、开发进度月报和项目开发总结报告。
根据《计算机软件质量保证计划规范GB/T 12504-96》的规定，为了确保软件的实现满足需求，至少需要下列基本文档：软件需求规格说明书，软件设计说明书，软件验证与确认计划，软件验证和确认报告。
每个文档的质量必须在文档计划期间就有明确的规定。文档的质量可以按文档的形式和列出的要求划分为四级：
1级文档―最低限度文档。适合开发工作量低于一个人月的开发者自用程序。该文档应包含程序清单、开发记录、测试数据和程序简介。
2级文档―内部文档。可用于在精心研究后被认为似乎没有与其他用户共享资源的专用程序。除1级文档提供的信息外，2级文档还包括程序清单内足够的注释以帮助用户安装和使用程序。
3级文档―工作文档。适于由同单位若干人联合开发的程序，或可被其他单位使用的程序。
4级文档―正式文档。适于要正式发行供普遍使用的软件产品。
关键性程序或具有重复管理应用性质(如工资计算)的程序需4级文档应遵守GB8567的有关规定。
对应教程：
《信息系统项目管理师教程(第三版)》 14.1.1信息系统项目相关文档
历年真题
10.1 [高级2017上15]依据GB/T 16680-2015《系统与软件工程 用户文档的管理者要求》，管理者应制定和维护用户文档编制计划。（）不属于用户文档编制计划内容
A.文档开发过程中实施的质量控制
B.用户文档的可用性要求
C.确定用户文档需要覆盖的软件产品
D.每个文档的媒体和输出格式的控制模板和标准设计
参考答案：A
7.3 文档编制计划的内容
管理者应制定一个文档计划,描述项目中要开发的文档项,除了7.1确定的通用内容,文档编制计划还宜包含如下内容:
———确定用户文档需要覆盖的软件产品;
———每个文档或者文档集的理论依据或目的(指导性的或者供参考的)以及范围;
———每个文档的预期受众(用户属性),例如以教育水平、技能和经验为特征进行描述;
———要获取、重用或开发的文档和信息以及他们的预期来源;
———用户文档的可用性要求;
———每个文档的媒体和输出格式的控制模版和标准设计;
———根据文档主题、插图、单词、页、错误信息、命令或者其他参数的个数估计用户文档的大小;
———用户文档的大纲,目录或者主题列表;
———文档开发和生产过程中的方法和工具,包括在软件开发过程中将软件变更信息及时传递到文档编写者的方法;
———角色和职责;需要的技能水平,团队成员选拔计划可以作为可选内容;
———文档开发、评审、批准通过和发布的进度表,包括对软件产品开发进度表或其他文档项目的依赖;
———翻译和本地化用户文档的相关计划;
———确定具体交付物,例如打印版的份数(如果适用),磁盘和文件格式(包括软件版本),提交物发布的位置。
A、文档开发过程中实施的质量控制属于文档管理计划的内容。
10.2 [中级2019上61]在审查项目需求规格说明书时，发现该文档图表编号混乱，建立（）解决上诉问题。①文档管理制度 ②文档书写规范③图标标号规则 ④文档加密
A.①②④
B.②③④
C.①②③
D.①③④
参考答案：C
10.3 [中级2018下61]质量保证计划属于软件文档中的（）。
A.开发文档
B.产品文档
C.管理文档
D.说明文档
参考答案：A
基本的开发文档是:
—可行性研究和项目任务书;
—需求规格说明，
—功能规格说明;
—设计规格说明，包括程序和数据规格说明;
—开发计划;
—软件集成和测试计划;
—质量保证计划、标准、进度;
—安全和测试信息。
10.4 [中级2018上61]在开发人员编写程序时，程序的开始要用统一的格式，包含程序名称、程序功能、调用和被调用的程序、程序设计人等信息，体现了信息系统文档管理的（）。
A.文档书写规范
B.图表编写规则
C.文档目录编写标准
D.文档管理制度
参考答案：A
信息系统文档的规范化管理主要体现在文档书写规范、图表编号规则、文档目录编写标准和文档管理制度等几个方面。
文档书写规范：管理信息系统的文档资料涉及文本、图形和表格等多种类型，无论是哪种类型的文档都应该遵循统一的书写规范，包括符号的使用、图标的含义、程序中注释行的使用、注明文档书写人及书写日期等。例如，在程序的开始要用统一的格式包含程序名称、程序功能、调用和被调用的程序、程序设计人等。
10.5 [中级2017下61]项目验收时发现项目经理签字确认的《需求规格说明书》纸质文档内容与配置服务器上的产品库同一文档内容不一致，最有可能是在（）的执行上出现了问题。
A.文档管理规范
B.文档目录编写标准
C.文档书写规范
D.图表编号规则
参考答案：A
同一文档内容不一致说明没有文档与电子文档没有一一对应。
信息系统文档的规范化管理主要体现在文档书写规范、图表编号规则、文档目录编写标准和文档管理制度等几个方面。
1)文档书写规范
管理信息系统的文档资料涉及文本、图形和表格等多种类型，无论是哪种类型的文档都应该遵循统一的书写规范，包括符号的使用、图标的含义、程序中注释行的使用、注明文档书写人及书写日期等。例如，在程序的开始要用统一的格式包含程序名称、程序功能、调用和被调用的程序、程序设计人等。
2)图表编号规则
在管理信息系统的开发过程中用到很多的图表，对这些图表进行有规则的编号，可以方便图表的查找。图表的编号一般采用分类结构。根据生命周期法的5个阶段，可以给出如图15-1所示的分类编号规则。根据该规则，就可以通过图表编号判断该图表处于系统开发周期的哪一个阶段，属于哪一个文档，文档中的哪一部分内容及第几张图表。
3)文档目录编写标准
为了存档及未来使用的方便，应该编写文档目录。管理信息系统的文档目录中应包含文档编号、文档名称、格式或载体、份数、每份页数或件数、存储地点、存档时间、保管人等。文档编号一般为分类结构，可以采用同图表编号类似的编号规则。文档名称要完整规范。格式或载体指的是原始单据或报表、磁盘文件、磁盘文件打印件、大型图表、重要文件原件、光盘存档等。
4)文档管理制度
为了更好地进行信息系统文档的管理，应该建立相应的文档管理制度。文档的管理制度需根据组织实体的具体情况而定，主要包括建立文档的相关规范、文档借阅记录的登记制度、文档使用权限控制规则等。建立文档的相关规范是指文档书写规范、图表编号规则和文档目录编写标准等。文档的借阅应该进行详细的记录，并且需要考虑借阅人是否有使用权限。在文档中存在商业秘密或技术秘密的情况下，还应注意保密。特别要注意的是，项目干系人签字确认后的文档要与相关联的电子文档一一对应，这些电子文档还应设置为只读。
对于不同层次的项目干系人，应规定不同的信息格式。信息也是层层分解的。信息的详略程度不同，信息的报送格式也不同。负责项目组的文件收发和保管文件管理员的控制方法也有所不同。
不同信息的收集和文档归档的结构等也都会有所不同。应根据企业的管理需要和项目周期的特点，界定项目当中会产生哪些信息，来自于内部哪个部门，以何介质出现，可能的频度，对于新旧版本如何管理，编号规则，如何向相关人员（包括项目成员和与项目有关的部门传递，如何进行信息归档、设定秘级、无用信息的处理，外部接收到的文件如何归档和使用等。
《计算机软件产品开发文件编制指南》明确了软件项目文档的具体分类。
从重要性和质量要求方面可以分为:非正式文档、正式文档；
从项目周期角度可分为：开发文档、产品文档、管理文档；
1）开发文档
基本的开发文档是:
—可行性研究和项目任务书;
—需求规格说明，
—功能规格说明;
—设计规格说明，包括程序和数据规格说明;
—开发计划;
—软件集成和测试计划;
—质量保证计划、标准、进度;
—安全和测试信息。
2）产品文档
基本的产品文档包括:
— 培训手册;
— 参考手册和用户指南;
— 软件支持手册，
—产品手册和信息广告。
3）管理文档
这种文档建立在项目管理信息的基础上，诸如:
— 开发过程的每个阶段的进度和进度变更的记录，
— 软件变更情况的记录;
— 相对于开发的判定记录;
— 职责定义。
更细致一点还可分为14类文档文件，具体有：可行性研究报告、项目开发计划、软件需求说明书、数据要求说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、数据库设计说明书、用户手册、操作手册、模块开发卷宗、测试计划、测试分析报告、开发进度月报和项目开发总结报告。
根据《计算机软件质量保证计划规范GB/T 12504-96》的规定，为了确保软件的实现满足需求，至少需要下列基本文档：软件需求规格说明书，软件设计说明书，软件验证与确认计划，软件验证和确认报告。
每个文档的质量必须在文档计划期间就有明确的规定。文档的质量可以按文档的形式和列出的要求划分为四级：
1级文档―最低限度文档。适合开发工作量低于一个人月的开发者自用程序。该文档应包含程序清单、开发记录、测试数据和程序简介。
2级文档―内部文档。可用于在精心研究后被认为似乎没有与其他用户共享资源的专用程序。除1级文档提供的信息外，2级文档还包括程序清单内足够的注释以帮助用户安装和使用程序。
3级文档―工作文档。适于由同单位若干人联合开发的程序，或可被其他单位使用的程序。
4级文档―正式文档。适于要正式发行供普遍使用的软件产品。
关键性程序或具有重复管理应用性质(如工资计算)的程序需4级文档应遵守GB8567的有关规定。
对应教程：
《信息系统项目管理师教程(第三版)》 14.1.1信息系统项目相关文档
历年真题
10.1 [高级2017上15]依据GB/T 16680-2015《系统与软件工程 用户文档的管理者要求》，管理者应制定和维护用户文档编制计划。（）不属于用户文档编制计划内容
A.文档开发过程中实施的质量控制
B.用户文档的可用性要求
C.确定用户文档需要覆盖的软件产品
D.每个文档的媒体和输出格式的控制模板和标准设计
参考答案：A
7.3 文档编制计划的内容
管理者应制定一个文档计划,描述项目中要开发的文档项,除了7.1确定的通用内容,文档编制计划还宜包含如下内容:
———确定用户文档需要覆盖的软件产品;
———每个文档或者文档集的理论依据或目的(指导性的或者供参考的)以及范围;
———每个文档的预期受众(用户属性),例如以教育水平、技能和经验为特征进行描述;
———要获取、重用或开发的文档和信息以及他们的预期来源;
———用户文档的可用性要求;
———每个文档的媒体和输出格式的控制模版和标准设计;
———根据文档主题、插图、单词、页、错误信息、命令或者其他参数的个数估计用户文档的大小;
———用户文档的大纲,目录或者主题列表;
———文档开发和生产过程中的方法和工具,包括在软件开发过程中将软件变更信息及时传递到文档编写者的方法;
———角色和职责;需要的技能水平,团队成员选拔计划可以作为可选内容;
———文档开发、评审、批准通过和发布的进度表,包括对软件产品开发进度表或其他文档项目的依赖;
———翻译和本地化用户文档的相关计划;
———确定具体交付物,例如打印版的份数(如果适用),磁盘和文件格式(包括软件版本),提交物发布的位置。
A、文档开发过程中实施的质量控制属于文档管理计划的内容。
10.2 [中级2019上61]在审查项目需求规格说明书时，发现该文档图表编号混乱，建立（）解决上诉问题。①文档管理制度 ②文档书写规范③图标标号规则 ④文档加密
A.①②④
B.②③④
C.①②③
D.①③④
参考答案：C
10.3 [中级2018下61]质量保证计划属于软件文档中的（）。
A.开发文档
B.产品文档
C.管理文档
D.说明文档
参考答案：A
基本的开发文档是:
—可行性研究和项目任务书;
—需求规格说明，
—功能规格说明;
—设计规格说明，包括程序和数据规格说明;
—开发计划;
—软件集成和测试计划;
—质量保证计划、标准、进度;
—安全和测试信息。
10.4 [中级2018上61]在开发人员编写程序时，程序的开始要用统一的格式，包含程序名称、程序功能、调用和被调用的程序、程序设计人等信息，体现了信息系统文档管理的（）。
A.文档书写规范
B.图表编写规则
C.文档目录编写标准
D.文档管理制度
参考答案：A
信息系统文档的规范化管理主要体现在文档书写规范、图表编号规则、文档目录编写标准和文档管理制度等几个方面。
文档书写规范：管理信息系统的文档资料涉及文本、图形和表格等多种类型，无论是哪种类型的文档都应该遵循统一的书写规范，包括符号的使用、图标的含义、程序中注释行的使用、注明文档书写人及书写日期等。例如，在程序的开始要用统一的格式包含程序名称、程序功能、调用和被调用的程序、程序设计人等。
10.5 [中级2017下61]项目验收时发现项目经理签字确认的《需求规格说明书》纸质文档内容与配置服务器上的产品库同一文档内容不一致，最有可能是在（）的执行上出现了问题。
A.文档管理规范
B.文档目录编写标准
C.文档书写规范
D.图表编号规则
参考答案：A
同一文档内容不一致说明没有文档与电子文档没有一一对应。
信息系统文档的规范化管理主要体现在文档书写规范、图表编号规则、文档目录编写标准和文档管理制度等几个方面。
1)文档书写规范
管理信息系统的文档资料涉及文本、图形和表格等多种类型，无论是哪种类型的文档都应该遵循统一的书写规范，包括符号的使用、图标的含义、程序中注释行的使用、注明文档书写人及书写日期等。例如，在程序的开始要用统一的格式包含程序名称、程序功能、调用和被调用的程序、程序设计人等。
2)图表编号规则
在管理信息系统的开发过程中用到很多的图表，对这些图表进行有规则的编号，可以方便图表的查找。图表的编号一般采用分类结构。根据生命周期法的5个阶段，可以给出如图15-1所示的分类编号规则。根据该规则，就可以通过图表编号判断该图表处于系统开发周期的哪一个阶段，属于哪一个文档，文档中的哪一部分内容及第几张图表。
3)文档目录编写标准
为了存档及未来使用的方便，应该编写文档目录。管理信息系统的文档目录中应包含文档编号、文档名称、格式或载体、份数、每份页数或件数、存储地点、存档时间、保管人等。文档编号一般为分类结构，可以采用同图表编号类似的编号规则。文档名称要完整规范。格式或载体指的是原始单据或报表、磁盘文件、磁盘文件打印件、大型图表、重要文件原件、光盘存档等。
4)文档管理制度
为了更好地进行信息系统文档的管理，应该建立相应的文档管理制度。文档的管理制度需根据组织实体的具体情况而定，主要包括建立文档的相关规范、文档借阅记录的登记制度、文档使用权限控制规则等。建立文档的相关规范是指文档书写规范、图表编号规则和文档目录编写标准等。文档的借阅应该进行详细的记录，并且需要考虑借阅人是否有使用权限。在文档中存在商业秘密或技术秘密的情况下，还应注意保密。特别要注意的是，项目干系人签字确认后的文档要与相关联的电子文档一一对应，这些电子文档还应设置为只读。
