目前许多大中型企业还处在手工化管理会议室，各楼层的会议室空闲，预定情况不能及时得知。为了进一步规范会议室的使用和预定管理，避免资源的冲突。使用淮安优加（淮安优加软件信息技术有限公司）研发的会议室预定管理系统，用户只需要通过互联网或通过前端设备即可随时了解每个会议室的当前状态和预定情况，提高了会议室的使用率，节省会议组织者的时间。
在移动互联网的年代，日常的会议管理还通过邮件、电话来进行的话，无疑会影响团队合作的效率；移动互联网的精神在于全员合作，自主管理，共同提升团队作战力。
会议室预约管理系统是指利用计算机网络技术代替传统的人工查询、预约、记录纪要等，提高会议效率，会议质量等
淮安优加的会议预约系统采用B/S架构,结合信息发布，建立在网络上，系统可对会议室、会议预约、会议人员、会议主题等信息进行管理。可将即时会议信息、音视频信号等信息通过网络平台传输到各个终端显示器上。
系统可以查看，某一会议室当前会议详情、某一会议室所有会议信息、及 当天所有会议室所有会议信息，并可生成网页，可发至终端设备显示
系统支持第三方系统对接，如：OA系统对接、会议室中控系统、邮件系统等
支持多种模板显示、多分辨率显示、多区域分屏显示播放、多素材同屏显示效果
系统支持会议室信息预功能，查看当前会议室主题、时间、状态、参会人员信息等
支持会议室查询、支持已预订会议室查询，可以查询当前登录用户预定情况
支持会议室统计功能，支持单独会议室统计、按使用部门统计。可用列表、柱状图饼图显示统计结果
支持邮箱发送邮件通知功能，系统会将会议情况发送至参会人员邮箱
系统支持用户管理，可添加删除用户信息、设置用户隶属部门、指定权限 组等信息
系统支持部门管理
系统支持角色权限管理，可对不同用户设置不同权限，支持权限组
支持自定义密码、邮箱地址等功能
支持会议审批功能，当预约人员预约会议室后需审核时，具备审核权限人员，可对未审核预约项进行查看、取消/通过审核