在上海交通大学借教室为什么这么难

本人大一，帮学生组织借多功能教室和逸夫楼活动室，按照流程，找到负责老师，老师一看表示除了借普通教室不盖章，否则学院要掏钱的，叫我到社总去问。跑去社总，社总又表示借教室按流程自己弄，不给盖章，问了他们告诉我负责老师盖章要学院花钱的话要开转账条，正常来说都是学生自己当场付钱的。
震惊。好了，现在我该听谁的？
不知道各位大佬有没有相似经历及解决方法